Applicatifs métiers : quels sont les 10 commandements à respecter ?

Les entreprises ont depuis quelques années initié leur digitalisation qui s’est accélérée avec le Covid et la généralisation du télétravail. Celle-ci passe par le développement de solutions et d’applications dédiées aux métiers des collaborateurs pour faciliter leur quotidien.

Pourquoi développer une application métier ?

Une application métier a pour objectif principal d’améliorer la gestion des activités de votre entreprise tout en répondant aux besoins de vos utilisateurs et en augmentant leur productivité.

Votre application métier vous permettra d’automatiser certaines tâches ou d’en optimiser la réalisation.

La solution que vous choisirez dépendra de votre secteur d’activité, de votre structure, de vos besoins ou encore des problèmes que vous cherchez à résoudre….

C’est pour cela que Hub One vous propose ses 10 commandements des applicatifs métiers pour vous aider dans ce choix et la mise en place de votre application !

Les 10 commandements des applicatifs métiers

1 – Intégrer l’application à votre stratégie globale

L’application métier s’inscrit dans la digitalisation de l’entreprise et de ses processus métiers. Elle se doit d’être ancrée dans la stratégie et le développement de votre entreprise.

Si elle est correctement pensée et développée, elle peut devenir un levier de compétitivité, donner une image moderne et être un vecteur d’innovation pour votre entreprise.

2 – Impliquer vos collaborateurs concernés dès le départ

Les collaborateurs concernés par votre future application métier seront la clé de voûte de la réussite de son intégration et de son adhésion par l’entreprise.

Echanger avec eux sur leurs usages actuels et besoins futurs dès le début du processus de réflexion est un élément essentiel, indispensable à l’implémentation de la meilleure application métier pour votre entreprise.

Durant le processus de création, vous pouvez également solliciter vos collaborateurs afin de recueillir leur avis sur le maquettage de la solution. En effet, ils en seront les utilisateurs principaux. Il est donc primordial qu’ils comprennent le fonctionnement de l’application et ses objectifs. Leurs retours vous permettront d’affiner et d’améliorer ses fonctionnalités.

Plus tôt, vos collaborateurs seront impliqués dans le processus, plus leur adhésion au nouvel outil sera forte.

3 – Définir les objectifs clés et principaux de l’application

Une application, aussi efficace soit elle, ne résoudra jamais à elle seule toutes les problématiques de l’entreprise. Il faut donc se focaliser sur les points clés de l’application et ses principaux objectifs.

A ce stade aussi, l’implication de vos collaborateurs permettra de comprendre et de définir vos objectifs. Pour cela, il vous faudra définir entre autres :

• Les besoins des collaborateurs,
• Le périmètre d’action de votre outil,
• Sa principale valeur ajoutée,
• Une vision commune.

4 – Définir un cahier des charges précis et exhaustif

Une fois la phase de définition et de priorisation des besoins de votre application déterminée, il faut ensuite procéder à la phase de création et de mise en œuvre du cahier des charges. Plus votre cahier des charges sera précis et détaillé, plus il vous aidera à garder un fil conducteur et à gagner en visibilité lors des différentes phases de réalisation.

Celui-ci vous permettra également de définir les délais d’application et de réalisation du processus de déploiement.

Le cahier des charges a également pour objectif de budgétiser votre projet et de mesurer vos besoins en ressources internes et potentiellement externes.

5 – Choisir de personnaliser ou non votre application

Lorsque vous choisirez votre application, plusieurs options s’offriront à vous :

• Une application dite « sur étagère » : c’est-à-dire une application déjà conçue par des professionnels du milieu et qui répond à des besoins classiques et généralistes. Certaines d’entre-elles peuvent être « brandées » aux couleurs de votre entreprise, mais la personnalisation s’arrête là. Il faudra alors s’assurer que vos besoins et process sont bien adressés avec cette application.
• Une application sur-mesure : Celle-ci est optimale et personnalisée. Elle répond aux besoins très spécifiques de vos collaborateurs. Elle est conçue pour votre entreprise et son design s’adaptera à vos exigences. Vous pourrez suivre le processus de création de votre application.

6 – Définir sa disponibilité : native sur votre PC ou uniquement sur le Web

Une application dite « native » doit s’installer sur les systèmes d’exploitation des téléphones, ordinateurs et tablettes.

L’utilisation d’une telle application est recommandée si celle-ci nécessite un recours à des fonctionnalités avancées comme le Bluetooth, le GPS ou encore la Réalité Augmentée.

Votre expérience utilisateur sera de meilleure qualité.

Cependant, cela implique un développement plus conséquent.

En effet, pour que votre application soit utilisée par tous, il est nécessaire de la développer sur chacun des systèmes d’exploitation utilisé par vos collaborateurs. Cet état de fait augmente sa durée de développement et son budget mais aussi le nombre de personnes qui y seront dédiées.

A contrario, une application Web est, comme son nom l’indique, uniquement disponible depuis un navigateur web (Chrome, Firefox, Edge …) et n’est donc pas installée sur le terminal utilisé par votre collaborateur.

Dans la majorité des cas, l’utilisation de l’application nécessite un accès web. Cependant, de nouvelles applications deviennent accessibles hors ligne.

L’application web permet un développement plus rapide et un budget moins conséquent. Néanmoins, elle oblige l’utilisateur à s’y connecter à chaque utilisation et à garder la fenêtre ouverte en cas de besoin.

Pour l’une comme pour l’autre, vous pouvez restreindre l’accès à votre application via un accès VPN pour vos collaborateurs travaillant à distance.

7 – Réfléchir à l’UX que l’on veut donner à son application

L’ergonomie et l’expérience utilisateur (UX) ne doivent pas être négligées. Dans le monde digital actuel, vos collaborateurs ont l’habitude d’utiliser un grand nombre d’applications dans leur vie personnelle avec une expérience client plus ou moins réussie. Ils deviennent donc de plus en plus intransigeants sur leur parcours et notamment sur l’aspect intuitif de l’application.

Ici encore, placer vos collaborateurs au centre de la réflexion et de la conception de votre applicatif métier, la rendra plus utile et accessible à leurs yeux.

Ils auront alors conscience d’avoir une application qui facilite leur travail et agréable à utiliser : ils y adhéreront bien plus rapidement et seront même moteur du changement.

8 – S’intéresser à la sécurité et à la RGPD

Si votre application a besoin de collecter des données, la mise en conformité de la collecte et de l’exploitation régie par les normes RGPD doit être prise en compte et respectée.

En effet, puisque c’est vous qui en qualité d’entreprise traitez les données, vous êtes donc tenu responsable de leur collecte, de leur durée de conservation, de leur traitement …

De plus, vous devez transmettre, à vos collaborateurs, une documentation sur les bonnes pratiques d’utilisation de l’application et des données qui y sont liées.

Enfin, assurez-vous de sécuriser l’accès à l’application avec des mots de passe renforcés.

9 – Songer à la maintenance dès le départ

La maintenance est une phase clé de votre application : elle permet de rester à jour et de pouvoir être utilisée en toute sécurité. Il existe ainsi 2 grands niveaux de maintenance :

• La maintenance préventive : qui prévient la défaillance ou de potentielles failles de sécurité. Elle est souvent basée sur des dispositions réglementaires, la recommandation du constructeur/développeur et l’expérience client. La maintenance préventive peut être effectuée de façon périodique pour assurer un meilleur suivi.
• La maintenance corrective : mise en place à la suite d’une faille ou d’une défaillance afin d’y palier rapidement et de garantir le bon fonctionnement de l’application.

10 – Penser à ses futures évolutions

Une application est faite pour vivre et évoluer au fil des années. Il est important de penser dès aujourd’hui à vos futures versions et aux principales évolutions que vous voudrez y apporter : de nouvelles fonctionnalités, un nouveau design, une sécurité renforcée …

Cette vision et la roadmap des futures évolutions doivent être partagées au maximum avec vos collaborateurs afin de les mobiliser et sensibiliser pour éviter qu’ils ne soient ni surpris, ni réfractaires aux futurs changements.