5 questions à se poser pour réussir sa transformation digitale

1- Quel est le niveau de maturité digitale de mon entreprise ?

Dès que l’idée du projet de transformation digitale commence à germer, la première étape du processus est d’analyser la maturité digitale de votre entreprise. Cette étape indispensable vous permettra de vous faire une idée plus précise sur sa place et son importance dans votre entreprise. Ce sera aussi pour vous, l’occasion de voir pour chacun des départements de votre entreprise et chaque équipe, la possibilité et la capacité à intégrer de nouvelles briques numériques et dans quelles mesures elles pourront l’être.

Pour vous permettre la réalisation de cet audit, plusieurs outils sont à votre disposition.

En premier lieu, vous pouvez mettre en place un sondage que vous enverrez à tous ou simplement à une partie de vos collaborateurs. Vous recueillerez ainsi leurs avis, freins et besoins en termes de digitalisation. Ce sondage est également un excellent moyen pour amorcer une discussion avec vos collaborateurs sur votre projet de transformation digitale.

Sachez que des outils en ligne visant à aider les entreprises à auto-évaluer leur maturité digitale existent. Vous pouvez vous appuyer sur diag numérique, développé par le Medef, qui vous permet de réaliser une analyse rapide de votre existant.

2- Quels sont les objectifs clés du projet ?

Une fois, la première analyse réalisée, vous pouvez considérer que vous avez « déblayé » le terrain pour faire place à votre projet. Se pose maintenant la question des besoins et des objectifs de votre entreprise :

• Amélioration de la productivité,
• Hausse du chiffre d’affaires,
• Nouveaux canaux de vente,
• Amélioration du processus interne,
• …

Il est à noter que la transformation digitale peut être subie ou choisie :

• « Subie » dans le cas où l’entreprise est confrontée à de nouveaux enjeux et doit s’adapter aux évolutions du marché pour ne pas se laisser concurrencer,
• « Choisie » lorsque l’entreprise est consciente de l’impact positif que pourrait avoir le numérique et souhaite prendre de l’avance pour rester à la pointe de l’innovation.

La transformation digitale de l’entreprise ne concernera pas forcément toutes ses entités. En répondant aux objectifs posés vous aurez une meilleure visibilité et saurez pour qui la déployer. Gardez en tête, qu’elle n’a de sens que si elle répond à vos objectifs clés tout en apportant une véritable valeur ajoutée à l’entreprise, à ses collaborateurs, mais également à ses clients et partenaires.

Pour vous guider tout au long de ce projet mettre en place une roadmap vous permettra d’avoir une vision stratégique claire afin de hiérarchiser les chantiers et les objectifs à définir en priorité, notamment, en fonction de leurs gains et leurs impacts.

3 – Quelles sont les attentes de mes collaborateurs ?

Une fois vos objectifs définis, l’étape suivante sera de les confronter à la réalité de vos différentes équipes et d’échanger avec eux sur leurs attentes : quels sont leurs besoins, comment la digitalisation de certains processus pourrait améliorer leur façon de travailler, …

À noter qu’il est possible que certaines équipes puissent ne pas avoir d’attentes par rapport à ce projet et estiment qu’elles n’ont pas besoin de cette transformation.

Il faut prendre en compte ces retours pour repenser et adapter le projet à ces équipes.

N’hésitez pas à leur donner et montrer des exemples concrets de ce que pourrait leur apporter la digitalisation dans leur quotidien car souvent pris dans l’opérationnel il est difficile de prendre suffisamment de recul.

L’objectif de cette étape est aussi de faire entrer le collaborateur dans le processus de réflexion et de conception du projet pour qu’il puisse se l’approprier pour être un véritable moteur du changement.

4 – Qui sont les acteurs de cette transformation ? Quels sont leurs rôles ?

• Les acteurs internes

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la DSI n’est pas la seule à devoir gérer ce projet.

Bien sûr, elle joue un rôle central pour définir, développer et mettre en œuvre les technologies et systèmes permettant à l’entreprise de déployer sa stratégie.

Certains collaborateurs auront des rôles clés dans ce projet : il faudra alors identifier des ambassadeurs dans les équipes concernées. Ces ambassadeurs sauront décrire leurs besoins et en définir les priorités, suivre les étapes du projet, le faire avancer et enfin communiquer sur les changements à venir.

La direction générale de l’entreprise, la direction marketing et la direction administrative et financière, entre autres, ont le rôle crucial de sensibiliser et de motiver les collaborateurs sur ce projet d’envergure et tous doivent apprendre à collaborer de manière interactive et transdisciplinaire.

Enfin, la Direction des Ressources Humaines, a elle aussi un rôle essentiel : celui de promouvoir une vraie révolution culturelle pour que les collaborateurs réapprennent à collaborer et partager des informations.

• Les acteurs externes

L’un des enjeux de la transformation digitale est de faciliter la communication d’entreprise pour davantage d’efficacité. Sur ce plan, il existe aujourd’hui plusieurs acteurs proposant des solutions de collaboration innovantes pour les entreprises.

Faire le choix d’un partenaire qui soit à la fois intégrateur et opérateur c’est bénéficier de leur vision à 360 degrés pour garantir l’intégration d’une solution de communications avec le SI et les applications métiers.

Ce dernier doit être capable d’apporter son expertise tant sur le plan technique que sur le plan social ; c’est-à-dire qu’il doit pouvoir proposer un service et un accompagnement global et être un interlocuteur unique pour le client.

5 – Comment créer l’adhésion en interne et accompagner le changement ?

Comme mentionné plus haut, les Ressources Humaines doivent se positionner comme acteurs et moteurs de votre transformation digitale, le but étant d’accompagner les collaborateurs et de les initier à de nouveaux comportements.

Dans certains cas, les acteurs peuvent n’y trouver aucun intérêt ou ne pas se sentir à l’aise avec les outils numériques et ne souhaitent donc pas s’impliquer et changer les méthodes de travail qui ont été les leurs jusqu’à présent. Ces freins importants, car ils concernent les utilisateurs finaux, doivent être identifiés et contrés à l’aide d’un accompagnement ou de conseils afin d’éviter les risques d’échec de votre projet.

Nous le répétons, cet accompagnement au changement est important pour que le projet soit une réussite. Pour cela, il est nécessaire d’identifier les différents profils de vos collaborateurs et s’adapter à eux en proposant des formations ou un accompagnement particulier pour les plus réticents. Reconnaître les utilisateurs les plus intéressés pour en faire des personnes clés du projet, des ambassadeurs qui seront moteurs pour l’entreprise et qui sauront délivrer les messages positifs de ce changement.

Source* : La transformation digitale au sein des organisations