Transformation numérique : Quel est l’impact au sein des conseils d’administration ?

La transformation digitale est un enjeu stratégique qui touche tous les domaines de l’entreprise, y compris sa gouvernance. Rencontre avec M. Martel, Président de l’Institut Français des Administrateurs, qui nous a éclairé sur la position des conseils d’administration face à la révolution numérique de l’entreprise. 

Martel, bonjour. Pouvez-vous nous présenter l’Institut Français des Administrateurs ?
L’IFA est une association professionnelle composée d’administrateurs indépendants, d’administrateurs exerçant des fonctions exécutives ou d’administrateurs représentant l’Etat, le personnel ou les actionnaires salariés. Notre vocation est de leur apporter toute l’information, la formation et l’expertise nécessaires pour l’exercice de leur fonction. L’IFA mène également des réflexions de fond pour contribuer à l’évolution des normes professionnelles et des pratiques de gouvernance.

Pouvez-vous nous expliquer en quoi les conseils d’administration sont spécifiquement impactés par la révolution numérique ?

Dès lors que la question de la transition numérique ou de la digitalisation de l’entreprise est abordée au plus haut niveau de l’entreprise, nous observons très souvent des divergences de points de vue. De la même manière que l’informatisation, à une époque, avait généré un certain stress, car peu de personnes s’y étaient préparées. Aujourd’hui, la digitalisation peut soit effrayer, soit générer une hâte inutile. Pour ma part, je pense qu’il faut en effet s’y intéresser, mais qu’il ne faut pas non plus succomber ni se presser.

Dans tous les cas, le conseil d’administration a le devoir de demander au management de produire une réflexion en interne sur le sujet. Entendons-nous, l’objectif n’est pas de donner des directives, mais plutôt de dresser un état des lieux pour engager la réflexion au niveau global, sur la réflexion stratégique d’une part, et au niveau de la gestion des risques au quotidien d’autre part. Par exemple la dématérialisation des documents ou de l’information.

Quels seraient vos conseils sur la manière dont cette réflexion devrait être menée ? Préconisez-vous certains axes d’étude plutôt que d’autres ?

Plus que dans une logique informatique, ce dialogue doit être mené dans une logique de business, orientée métier, car la transition numérique se fait différemment selon les process. Il est aussi important de faire venir des représentants de chaque corps de métier au conseil d’administration pour favoriser les échanges concrets autour des enjeux propres à chacun. Cette réflexion est nécessaire, car il ne faut pas se laisser bercer par l’idée que la technique va tout résoudre. Derrière toute action effectuée sur internet, comme une commande par exemple, l’aspect logistique, physique, subsiste. Il faut aussi se demander de quelle manière l’homme et la femme vont s’adapter à ces nouveaux outils. Toutes ces problématiques relèvent du conseil d’administration. Et pour pouvoir mener cette réflexion stratégique, les administrateurs doivent disposer de l’information, ou en tout cas de la tendance, en amont de l’opération.

La mobilité, la portabilité des données et le collaboratif proposent de nouvelles façons de travailler. Avez-vous connaissance de projets collaboratifs qui permettraient de faciliter la communication ou l’échange d’informations à distance entre les membres d’un même conseil d’administration ?

En effet, depuis quelques années, les conseils d’administration se sont aussi digitalisés. On propose aujourd’hui des plateformes collaboratives, sécurisées, accessibles à partir d’une tablette, d’un téléphone portable ou d’un ordinateur. Cela permet de faciliter les réunions (il est parfois difficile de réunir physiquement tous les membres au même moment), tout en accélérant la transmission des informations, des documents.

Ces plateformes collaboratives hébergent donc tous les documents internes dont le conseil d’administration peut avoir besoin. Ils peuvent être téléchargés, imprimés ou modifiés en ligne. Cet usage pose inévitablement la question de la sécurité nationale des données produite au sein des entreprises françaises et des informations échangées lors des conseils d’administration. C’est pourquoi le choix de la plateforme est primordial. Pour notre part, nous veillons à utiliser des plateformes développées en France ou au moins en Europe, afin d’avoir l’assurance que nos données resteront dans le pays de domiciliation de l’entreprise et ne seront pas stockées sur des serveurs à l’étranger.