Les solutions collaboratives passées au crible de la Cybersécurité !

La crise sanitaire actuelle nous a fait repenser nos méthodes de travail et notamment les outils que nous utilisons au sein de nos entreprises. En effet, nous avons récemment noté une forte hausse dans le développement et l’utilisation des solutions collaboratives cette dernière année.

Solution collaborative : quels usages ?

Il s’agit d’outils permettant d’améliorer la productivité des équipes en travaillant de manière simultanée dans le but de réaliser un objectif commun. De ce fait, cela les amènent à se partager une quantité indénombrable de données, parfois sensibles. Ces outils peuvent se présenter sous différentes formes et proposer une multitude de fonctionnalités pouvant s’adapter à tout type de projet :

• La conduite, suivi et organisation de projets (ex : gestion de tâche, calendrier partagé, listing des membres, etc)
• La gestion de documents et de connaissances (ex : partage de fichiers, blogs, forums, live chat, etc)
• La co-production de contenu (ex : Wikipédia, CMS, plateformes d’emailing, etc)

Nous en utilisons tous dans notre vie professionnelle, que ce soit pour envoyer nos courriels, rédiger des newsletters ou échanger avec nos collègues.

Outils collaboratifs : sont-ils fiables en termes de cybersécurité ?

Nous partageons effectivement d’avantages de données, plus librement et plus rapidement ce qui augmente considérablement le risque de fuites de ces données. Nous ne les partageons pas qu’avec nos collaborateurs mais avec des prestataires et des clients. De plus, sur certains outils collaboratifs toutes ces données sont pour la plupart enregistrées sur leurs serveurs. Cela accroit le risque de voir les données sensibles de notre entreprise tomber entre les mains de personnes malveillantes.

Mais alors, comment sécuriser l’utilisation de ces outils collaboratifs ?

Tout d’abord, nous devons nous assurer que ces outils soient certifiés ISO27001. Il s’agit d’une norme reconnue mondialement qui atteste que l’entreprise ayant développé l’outil gère nos données de manière sécurisée. En effet, pour être certifiée ISO27001, l’entreprise en question doit se plier à certaines exigences. Elles doivent savoir identifier les menaces qui pèsent sur leur système d’information, maitriser tous les risques liés à leurs actifs, mettre en place des mesures de protection efficaces afin d’assurer l’intégrité des données en leur possession et faire évoluer de manière continue leur système de management des systèmes d’information afin de s’adapter à tout nouveau risque. Autrement dit, elles doivent assurer un niveau de sécurité optimal à toutes leurs parties prenantes.

Pour les outils collaboratifs cela permet de s’assurer que la gestion de nos données soient sécurisées et donc d’attester la fiabilité de notre fournisseur.

Cependant, le risque zéro n’existe pas. La principale faille de sécurité que nous pouvons rencontrer à la suite d’une utilisation d’outils collaboratifs sont les employés qui n’adoptent pas les bonnes pratiques. Il convient alors d’élaborer une politique d’utilisation de ces outils à communiquer au sein de chaque entreprise. En voici quelques exemples :

• Mettre en place un contrôle de sécurité en interne
• Mettre en place une double authentification sur les outils en question
• Protéger nos documents sensibles par un mot de passe avant de l’envoyer par e-mail
• Sensibiliser les employés aux risques encourus pour l’entreprise lors d’une mauvaise manipulation de ces outils collaboratifs
• Établir un plan des accès données aux employés
• Déterminer un périmètre bien précis des accès selon les besoins de chaque employé
• Favoriser l’utilisation d’outils collaboratifs permettant la création d’un compte utilisateur pour chaque collaborateur et ainsi éviter le partage de mot de passe. Cela permettra par la suite de suivre toutes les modifications apportées sur l’outil.
• Contrôler les accès régulièrement

En s’assurant de la mise en place et de la vérification de tous ces éléments nous pouvons alors accueillir des outils collaboratifs au sein de notre société de manière entièrement fiable et sécurisée.