Flex office – 5 conseils pour mettre en place la bonne solution

18 février 2021

Dossier

L’explosion du travail à distance a transformé les façons de travailler et impose de repenser la gestion des espaces de bureau. Le flex office (ou « bureau flexible » en français) apporte une alternative intéressante, tant aux entreprises qu’aux collaborateurs.
Bien organisé, le flex office rationalise la surface des bureaux, tout en offrant davantage de libertés aux collaborateurs Bien organisé, le flex office rationalise la surface des bureaux, tout en offrant davantage de libertés aux collaborateurs

Le flex office a le vent en poupe ! La généralisation du télétravail pendant l’épisode pandémique de la COVID replace en effet la rationalisation des bureaux au sommet de la pile des enjeux stratégiques des entreprises. Avant le confinement, contrairement à une idée reçue, le taux moyen d’occupation des postes de travail était déjà relativement peu élevé (entre 50% et 70%). Mais avec l’explosion du travail à distance, la moyenne doit être proche des 30%. Compte tenu du coût du mètre carré dans certaines zones géographiques (à Paris ou dans les grandes métropoles françaises), on comprend que la gestion de l’espace de travail devienne une priorité pour de nombreux dirigeants.

Alors, pour que le flex office soit bien vécu par les collaborateurs et qu’il ne grève pas la productivité de votre entreprise, voici 5 conseils pour mettre en place la meilleure solution.

 

#1 – Comment bien gérer la disponibilité de ses ressources en flex office ?

Dans l’esprit général, le flex office est associé à la gestion des espaces de travail et à la liberté qu’ont les collaborateurs de s’installer à l’endroit qui leur semble le plus approprié. En réalité, pour qu’une organisation en « bureau flexible » fonctionne de manière optimale, rien ne doit être laissé au hasard ou improvisé. Côté entreprise, le flex office impose de répertorier l’ensemble des ressources disponibles (bureau, salle de réunion, espace collaboratif, place de parking, matériel, etc.), de les situer au sein des environnements de travail, puis de les proposer à la réservation. Vous éviterez ainsi les déconvenues (emplacement déjà pris en arrivant le matin par exemple) et leur impact sur la motivation des collaborateurs.

 

>>> Notre conseil :

Dotez-vous d’une solution web et mobile complète de gestion des ressources disponibles à la réservation. Vous pourrez ainsi « manager » l’occupation des locaux et l’usage du matériel, permettre aux collaborateurs et aux visiteurs occasionnels de préparer au mieux leur venue dans l’entreprise, et optimiser la configuration des espaces de travail grâce aux données.

 

#2 – Comment déployer sur site un réseau sans fil (Wi-Fi) performant ?

Le passage en flex office s’accompagne généralement d’un réaménagement des locaux professionnels. Les bureaux individuels et les espaces de travail ouverts (« open space »), où s’étalent traditionnellement des ordinateurs connectés en filaire au réseau d’entreprise, se transforment en espaces collaboratifs atypiques qui font la part belle à la convivialité et aux terminaux mobiles.

 

Dans ces nouveaux agencements, les câbles Ethernet ne sont pas adaptés. La plupart des équipements accèdent au réseau de l’entreprise via un Wi-Fi sécurisé. L’avantage du Wi-Fi, c’est d’offrir des parcours de connexion différents selon le profil utilisateur (collaborateur, prestataire, visiteur, etc.). Un salarié pourra se connecter directement aux ressources de l’entreprise, tandis qu’un visiteur occasionnel devra s’inscrire au préalable sur un portail de connexion.

 

Lire notre article sur les besoins en connectivité des nouveaux modes de travail

>>> Notre conseil :

 

Le Wi-Fi étant un réseau radio, sa performance est étroitement liée aux usages et à la complexité de l’environnement où il est déployé. Pour supporter les exigences techniques des nouveaux outils de collaboration en visio conférence (entre autres), préférez un réseau Wi-Fi à faible latence et à forte capacité. Enfin, pour satisfaire les exigences de connectivité des collaborateurs à l’intérieur de l’entreprise, tournez-vous vers une solution managée qui supervise la qualité de service en tous points des bâtiments (couloirs, espaces collaboratifs, parkings, etc.).

#3 – Comment optimiser les capacités réseau avec le SD-WAN

Le flex office permet de réduire drastiquement la surface des locaux, tout en offrant davantage de souplesse aux collaborateurs sur le choix de leur lieu de travail. Mécaniquement, cette organisation entraine donc de nouveaux besoins en connexion à distance aux ressources privées de l’entreprise, le tout de manière simple, fiable et sécurisée. Dans de nombreux cas, les réseaux historiques ne sont pas dimensionnés pour supporter un tel afflux de connexions entrantes, engendrant des phénomènes de saturation. La solution est de se tourner vers la technologie du SD-WAN (Software-Defined Wide-Area Network) qui permet de relier des sites distants (comme les domiciles des salariés) au réseau d’entreprise avec des niveaux de performance et de sécurité les plus élevés.

 

Lire notre article « Télétravail : le SD-WAN plus essentiel que jamais »

 

>>> Notre conseil :

 

Le SD-WAN est la technologie réseau la plus adaptée aux enjeux techniques du flex office. En créant des liens logiques différenciés à partir d’un seul lien physique, le SD-WAN permet de répartir les besoins en bande passante des collaborateurs à distance en fonction de leurs usages. S’ils souhaitent accéder à des services peu critiques hébergés dans le cloud (messagerie personnelle, réseaux sociaux, vidéos en ligne), le SD-WAN utilisera automatiquement l’accès Internet grand public. En revanche pour l’utilisation des logiciels métiers, le SD-WAN créera un tunnel sécurisé pour se connecter au réseau d’entreprise.

 

#4 – Comment garder un esprit flex office dans ses outils de communication ?

Si le flex office invite à repenser le lien physique qui rattache un collaborateur à son poste de travail, cette nouvelle organisation ne doit pas nuire à la fluidité des échanges et à la productivité. Vis-à-vis d’un interlocuteur extérieur, la disponibilité du collaborateur doit être la même, quel que soit le lieu de travail. L’utilisation d’un softphone par exemple (téléphonie gérée par ordinateur) permet de joindre ou d’être joignable depuis un numéro téléphonique unique, et de bénéficier de l’ensemble des services associés aux services VoIP de l’entreprise (annuaire centralisé, messagerie vocale).

 

Le flex office est aussi l’occasion d’étoffer l’éventail des moyens de communication, afin d’éviter de reproduire en visio les travers de la réunionite physique. Les outils collaboratifs et les applications d’échanges asynchrones (agendas partagés, gestion électronique de documents, wikis, Slack, WhatsApp, MiCollab, etc.) offrent la possibilité de travailler en équipe selon les disponibilités de chacun.

 

>>> Notre conseil :

 

Parmi toutes les solutions de collaboration existantes, il n’est pas toujours facile de choisir. Le meilleur outil est celui qui saura allier simplicité et intuitivité en répondant au mieux aux attentes de vos collaborateurs. Auditez-les sur leurs besoins, habitudes, usages et terminaux. L’outil qui répondra à l’ensemble de ces attentes sera votre solution ! Ensuite, il est primordial de créer l’adhésion. Optez pour une communication adaptée, des formations/webinars, des guides d’utilisation… Mettre en place un accompagnement au changement permettra enfin d’assurer la pérennité et la bonne utilisation de votre outil.

 

#5 – Comment renforcer la cybersécurité de son environnement flex office

Le flex office va souvent de pair avec la tentation d’utiliser l’ordinateur de la maison, sa tablette ou son smartphone personnel pour travailler. Or bien souvent, la configuration des systèmes d’exploitation et des antivirus de ces appareils sont incompatibles avec les niveaux de risques cyber qui pèsent sur les entreprises. Peu d’ordinateurs dits « familiaux » disposent par exemple d’un profil administrateur distinct du profil utilisateur. Un programme malveillant peut alors s’exécuter avec les privilèges les plus élevés (droits administrateurs) et se répandre par le VPN sur le réseau d’entreprise à la première connexion.

 

>>> Notre conseil :

 

Préférez toujours l’usage d’un ordinateur portable professionnel « masterisé » avec les process sécurité imposés par votre entreprise. Mais si vos collaborateurs n’ont pas d’autres choix que d’utiliser leurs appareils personnels, demandez-leur de créer des profils administrateurs et utilisateurs distincts. Équipez-vous également de solutions VPN de type ZTNA (Zéro Trust Network Access) qui ne s’exécutent que si les postes distants disposent des dispositifs de sécurité attendus (système d’exploitation et antivirus à jour, par exemple) ou qui désactivent la navigation Internet en local pour obliger les ordinateurs personnels à passer par le réseau d’entreprise sécurisé pour se connecter à Internet. Enfin, certains logiciels EDR (Endpoint Detection and Response) très réactifs dans la détection des menaces cyber peuvent aussi empêcher les collaborateurs de connecter sur leur matériel professionnel des clés USB qui n’auraient pas un numéro de série autorisé par l’entreprise.

 

Bien organisé, le flex office permet de réduire la surface des bureaux tout en donnant la liberté aux collaborateurs de choisir l’espace de travail le plus adapté à chaque situation. Cette flexibilité amène de nouveaux usages qui doivent être correctement adressés pour ne pas nuire à la motivation des salariés et à leur productivité. Grâce à cet article, vous avez désormais toutes les cartes en main pour proposer à votre entreprise une expérience flex office optimale.

 

Vous souhaitez mettre en place une organisation flex office et vous vous interrogez sur l’évolution de votre système d’information ou de votre infrastructure réseau ? Contactez les experts Hub One pour obtenir une réponse personnalisée.

Besoin de plus d'informations

Le flex office ou bureau flexible est une organisation d’entreprise dans laquelle les collaborateurs n’ont pas de poste de travail attitré. Les salariés sont libres de s’installer dans les différents espaces de travail proposés par l’entreprise, chez eux ou dans un tiers lieu.
Le flex office permet aux entreprises de réduire la surface des locaux et de repenser l’aménagement des espaces de travail en véritables « lieux de vie ». Dans une organisation flex office, les salariés sont libres de travailler dans l’espace qui leur convient leur mieux.
Le flex office demande à l’entreprise une très grande rigueur de mise en œuvre, puis de gestion au quotidien. Le travail s’effectuant la plupart du temps à distance, l’entreprise doit avoir un réseau informatique sans fil performant et sécurisé, ainsi qu’une solution de réservation et de gestion de ses ressources.
Eric TORNE AMPLE
Eric TORNE AMPLE

Business development manager Mobility BL Frontdoor

Eric TORNE AMPLE est Business Development Manager Frontdoor chez Hub One. C’est avant tout quelqu’un d’extrêmement curieux, il a toujours besoin de découvrir, d’apprendre quelque chose. Il a une grande passion : les voyages. Il a besoin de voir ce qu’il y a ailleurs, cela lui permet de prendre du recul et d’avoir un autre regard sur la vie. Son gadget préféré, son télémètre quand il joue au Golf, cela lui permet de ne pas trop perdre de points et même parfois d’en gagner.

Alexandre Ostapoff
Alexandre Ostapoff

Directeur des opérations intégrations et conseils

Alexandre OSTAPOFF a récemment rejoint le groupe Hub One par le rachat de la société Oikialog dont il est le directeur des opérations intégrations et conseils. Il y est entré en 2007 en tant que stagiaire. Curieux de cybersécurité, il évolue progressivement dans la société en passant par différents postes nationalement et internationalement. Mais ne vous fiez pas aux apparences il préfère les sports mécaniques aux jeux en ligne ! Féru de nature et de grands espaces, il passe la plupart de son temps libre en extérieur notamment avec la randonnée et le vélo.

Antoine Feltz
Antoine Feltz

Responsable nouveaux Business Wifi

Antoine Feltz est responsable nouveaux Business Wifi chez Hub One, en d’autres termes il est en charge de l’évolution des produits wireless et de leur développement commercial. C’est un sportif passionné de course à pied et de ski. Son gadget préféré, c’est sa liseuse qui lui permet de passer des moments plus calmes en dévorant de bons ouvrages !

Marie Lamblin
Marie Lamblin

Apprentie Chef de Produit à la BL Voix

Marie Lamblin est apprentie Chef de Produit à la BL Voix. Elle a été animatrice pour les enfants en colonies et en centres de loisir et elle adore ça ! Parallèlement elle voyage et se laisse porter par la découverte de nouveaux lieux et par l’échange avec les personnes. Son pays préféré ? L’Autriche, avec sa magnifique capitale Vienne. Côté technologie, Marie passe du temps sur le site Culture pub qui condense les pubs les plus insolites, originales et créatives du monde. Pour rester branchée sur les nouveautés de la pub, elle utilise Deezer et ses podcasts.

Pierre GIRBON
Pierre GIRBON

Chef de Produits Réseaux

Pierre GIRBON est Chef de Produits Réseaux chez Hub One. Depuis plus de 10 ans, il prend la voile pour naviguer sur les mers et océans. Il a déjà entrepris une traversée de la manche et fait régulièrement des croisières en Bretagne et sur la méditerranée. Une passion qui lui a permis au fil des années d’apprendre à collaborer avec des personnes très différentes, à être tolérant et à tempérer les ardeurs. Et dans le désir de vouloir aider son prochain, il œuvre également pour les restos du cœur où il distribue régulièrement des repas depuis 3 ans. Son gadget technologique préféré : c’est le digital. Il lit sur sa tablette, regarde des films sur netfilx, écoute sa musique sur deezer, s’informe sur le web…

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